I debiti a breve termine figurano in bilancio fra le passività. Si possono considerare un finanziamento indiretto all’azienda, da parte dei suoi fornitori. Come per ogni situazione debitoria, è di estrema importanza la capacità e l’intenzione che l’azienda ha, e dimostra, di pagare a tempo debito. Solo così essa potrà continuare a mantenere, nel tempo, la sua posizione debitoria.
Indice
Che cosa sono i debiti a breve termine
-I debiti a breve termine, talvolta anche detti passività correnti, sono le somme dovute dall’azienda a terzi, da pagare entro l’anno. Essi sono principalmente costituiti da debiti commerciali verso i fornitori. Oltre a questi fanno parte dei debiti a breve termine
-I prestiti ottenuti da banche e da altre istituzioni finanziarie, da rimborsare entro l’anno.
-La quota dei debiti a lungo termine da rimborsare nell’anno (la cosiddetta “quota corrente”).
-L’interesse da pagare nell’anno, per i debiti a lungo e a breve termine.
-I contributi previdenziali non ancora versati.
-Le imposte dovute e non ancora versate.
-In generale, le somme da pagare nel corso dell’anno, per obblighi vigenti e per le quote già maturate (tredicesima mensilità, per esempio).
Procedure di controllo
L’azienda deve gestire i propri debiti commerciali in modo attento, per non incorrere in perdite e per non dare alcuna impressione di trascuratezza, agli occhi dei propri fornitori. Come già abbiamo visto per i crediti commerciali, conviene senz’altro applicare anche qui il principio della separazione delle funzioni. Occorre dunque separare l’emissione dell’ordine di acquisto, il ricevimento della merce, la sua ispezione, lo stoccaggio e il pagamento. Nelle piccole aziende alcune di queste funzioni saranno per forza svolte dalla stessa persona, ma appena la dimensione dell’azienda lo consente sarà opportuno affidarle a persone diverse. E fin troppo facile, del resto, immaginare la confusione, la difficoltà di controllo e la carenza di coordinamento che si avrebbero se tutti i dipendenti di un grande magazzino potessero ordinare la merce, riceverla e pagarla direttamente. Vediamo dunque come potremmo organizzare, sotto questo aspetto, una generica azienda. Per fissare meglio le idee, consideriamo un’azienda che debba approvvigionarsi di cartone da imballaggio.
Avremo i seguenti passi
-L’addetto al magazzino compila in due copie la richiesta di acquisto per il cartone da imballaggio, facendola approvare dal suo responsabile. Una copia va all’ufficio acquisti, l’altra resta all’addetto. L’ufficio acquisti esamina la richiesta e individua il fornitore.
-L’ufficio acquisti, individuato il fornitore, emette l’ordine di acquisto. Una o più copie vanno al fornitore, una copia va al magazzino, una copia all’ufficio ricevimento merci e una copia all’ufficio ispezione. L’ufficio acquisti conserva, naturalmente, una copia per sé. Il personale dell’ufficio ricevimento, così, è già avvertito del prossimo arrivo del cartone e può predisporne per tempo lo stoccaggio.
-Il fornitore spedisce il cartone, con la bolla d’accompagnamento.
-Quando il cartone arriva a destinazione, l’addetto al ricevimento merci effettua i conteggi e compila il suo rapporto, in due copie: la prima all’ufficio acquisti, la seconda per l’archivio del proprio ufficio.
-L’ufficio acquisti confronta con il proprio ordine il rapporto che gli perviene dall’ufficio ricevimento merci, per rilevare ogni eventuale discrepanza.
-L’ufficio ispezione, avvertito dell’arrivo del cartone, esegue il controllo e compila il suo rapporto che invia all’ufficio acquisti (una copia resta all’ufficio ispezione).
-L’ufficio acquisti provvede all’archiviazione dei rapporti che gli pervengono man mano.
-La fattura, spedita dal fornitore, va all’ufficio amministrativo (contabilità fornitori), non all’ufficio acquisti. L’ufficio amministrativo compila un buono di cassa, indicandovi il fornitore (nome, indirizzo e altri dati contabili e fiscali), l’importo della fattura, le condizioni di pagamento, i conti aziendali a cui addebitare l’importo e le approvazioni necessarie .
-L’ufficio amministrativo registra la fattura in prima nota e la invia, con il buono di cassa, all’approvazione dell’ufficio acquisti.
-Il buono di cassa ritorna, approvato, all’ufficio amministrativo. L’approvazione indica, in sostanza, che il cartone è stato consegnato nella quantità e nella qualità specificate nell’ordine di acquisto e che, pertanto, l’azienda ha un obbligo di pagamento. Eventuali discrepanze, consegne parziali e altre complicazioni sono tenute in conto, affinché si paghi solo il dovuto.
AI momento del pagamento, l’azienda seguirà le procedure già descritte. Una persona preparerà l’assegno e lo invierà, con il buono di cassa, all’approvazione di chi ha il potere di firma. In genere basta una firma, per gli importi minori. Chi firma dovrà controllare il buono, con le approvazioni in esso indicate, e accertarsi che siano state seguite le procedure previste. Tale sistema, con le funzioni ben separate, servirà a prevenire gli ammanchi e gli errori nell’acquisto e nel pagamento delle merci e dei servizi.
Condizioni di pagamento
Le condizioni di pagamento riguardano principalmente la scadenza e lo sconto. Esistono due tipi di sconto: lo sconto commerciale e lo sconto cassa.
Sconto commerciale
Spetta all’ufficio acquisti valutare lo sconto commerciale offerto dai diversi fornitori. Questo tipo di sconto dipende fortemente dal settore, dagli usi commerciali e dalla collocazione dell’azienda nella catena di distribuzione: in genere, più l’acquirente è vicino alla fonte di produzione, più alto sarà lo sconto commerciale di cui egli godrà, rispetto al prezzo di vendita al dettaglio. Per esempio, un certo modello di avvolgibile si vende al dettaglio per 100 euro. Supponiamo che la catena di distribuzione sia formata dal fabbricante, dal grossista e dal grande magazzino che lo rivende al dettaglio. Il fabbricante lo può offrire, per esempio, a “40/20”, che significa uno sconto del 40% sul prezzo al dettaglio per il grande magazzino, e uno sconto del 20% sulla rimanenza, per il grossista. Il grande magazzino pagherà dunque l’avvolgibile 60 euro lire al grossista e questi, a sua volta, la pagherà 48 euro lire al fabbricante. Se la catena ha più stadi intermedi, avrà più gradini di sconto. Per comodità è uso esprimere il prezzo pagato nei vari stadi di distribuzione in quota percentuale del prezzo di vendita al dettaglio: il grossista del nostro esempio sarà dunque al 48% del prezzo di vendita. Così tutti gli stadi di distribuzione possono riferirsi al medesimo listino.
Sconto cassa
Lo sconto cassa viene offerto come incentivo al pagamento sollecito. Per esempio l’indicazione “2/30” significa lo sconto del 2% per pagamento entro 30 giorni dalla data della fattura. L’azienda farà bene a fruire di tutti gli sconti offerti perché si configurano come un ottimo impiego finanziario. Un’azienda ben gestita si organizzerà in modo da effettuare i pagamenti giusto in tempo per godere di questi sconti. Certe aziende sono solite emettere gli assegni a date fisse (una volta alla settimana, o una volta al mese): così semplificano indubbiamente le procedure di pagamento, ma finiscono per anticipare più del necessario certi pagamenti, e per ritardarne altri oltre il termine utile per godere dello sconto. L’ufficio amministrativo dovrebbe invece ordinare le fatture per data di scadenza e provvedere al pagamento quando questa è ormai imminente: non prima, né dopo. Per esempio, una fattura “2/20, n/30” emessa in data 10 giugno, dovrà essere pagata esattamente in data 20 giugno. Così si massimizza la liquidità. Le procedure contabili possono contribuire al controllo dei pagamenti. Si possono registrare le fatture secondo l’importo lordo, senza cioè tenere conto dello sconto cassa. Se poi si effettua il pagamento entro i termini previsti per lo sconto, si registra la differenza sotto la voce “sconti per pagamenti anticipati” che confluisce nelle sopravvenienze attive: così però si perde traccia degli sconti non goduti per averne lasciato scadere il termine. E meglio quindi registrare le fatture secondo l’importo netto, comprendendo cioè subito lo sconto. Se il pagamento verrà fatto entro il termine previsto, non si registrerà niente altro se non il movimento di cassa; se invece si lascia scadere il termine, si dovrà effettuare il pagamento intero e si dovrà registrare la differenza sotto la voce “maggiorazioni per pagamenti ritardati” che confluirà nelle sopravvenienze passive: resterà dunque traccia dei ritardi e delle loro conseguenze e sarà possibile per la direzione prendere provvedimenti.
Riepilogo
I debiti a breve termine rappresentano, in un certo senso, un finanziamento indiretto per l’azienda. Essi sono un elemento di valutazione finanziaria assai importante e comprendono i debiti commerciali e ogni altra obbligazione a pagare, con scadenza entro l’anno (prestiti da rimborsare, interessi, imposte dovute e così via). Conviene rispettare, per sicurezza, il principio della separazione delle funzioni affidando a persone diverse l’emissione degli ordini di acquisto, il ricevimento della merce, la sua ispezione, lo stoccaggio e il pagamento. Importante è il ruolo degli sconti, nel rapporto commerciale fra fornitore e cliente. Si distinguono gli sconti commerciali (che dipendono dalla collocazione dell’azienda nella catena di distribuzione) e gli sconti cassa (che dipendono dal ritardo con cui si effettua il pagamento). Gli sconti cassa offrono in genere un’ottima occasione di impiego finanziario: l’azienda ha così convenienza a pagare le fatture giusto in tempo per godere dello sconto, senza però anticipare l’esborso più dello stretto necessario. La registrazione delle fatture al netto dello sconto serve a controllare meglio i ritardi di pagamento e l’onere che ne consegue, perché ogni sconto non goduto viene a sua volta registrato.